CONVOCATORIA INTERCAMBIO 2008-2009

Orizaba,
Ver. Julio 1 del 2007

Presidentes(as) 2007-2008:

Reciban un cordial saludo, nuestra
Gobernadora Angelita Gutiérrez de Perera ha tenido a bien designarme la función
de Presidenta del Comité de Intercambio de Jóvenes durante el año de su
gestión, que con agrado acepte, ya que este programa me da nuevamente la
oportunidad de Servir a mi Distrito con ética, responsabilidad, honestidad y
honradez. El comité ha sido integrado por Rotarios(as) con experiencia,
entusiasmo y espíritu de Servicio, al igual que sus Cónyuges estamos en el
entendido de que este año estemos más Capacitados para hacer que a través de este
Programa nuestro Distrito se
Internacionalice y distinga con Embajadores de Buena Voluntad calificados.

Segura estoy que con el apoyo de
todos los Rotarios, Rotarias y Cónyuges que conformamos nuestro querido distrito
los trabajos que realice el Comité tendrán un gran éxito. Así mismo, les pido su
apoyo debido a la gran responsabilidad que conlleva estar al frente de este
grupo, el cual, como todos sabemos, ha estado extraordinariamente representado
por valiosos Rotarios, teniendo como consecuencia que este programa tenga un
gran éxito en nuestro distrito.

A partir del 1 de julio del presente
año, inicia oficialmente sus Funciones el Comité por lo que es indispensable
que informen a todos los integrantes de sus Clubes que la CONVOCATORIA PARA EL INTERCAMBIO DE JÓVENES 2008-2009 QUEDA ABIERTA
CON FECHA 1 DE JULIO DEL 2007 CERRÁNDOSE EL DÍA 28 DE SEPTIEMBRE DEL MISMO AÑO.

Con el fin de proporcionar toda la
información relacionada con el Programa de Intercambios a los Clubes que tengan
interés en participar, el próximo domingo 12 de Agosto a las 11:00 am, en las
instalaciones de la Escuela CECAPRO ubicada en Lerdo Esquina 5 de Mayo en la
ciudad de Veracruz (donde fue la Asamblea y PETS en el mes de abril).
Se realizará el Seminario de
Capacitación para los Funcionarios de Club. Los funcionarios que
deben asistir esta Presidente(a) en funciones, Presidente(a) electo(a) 2009-2010,
Funcionario de Servicio Internacional, Consejeros e Integrantes del Comité de
Intercambio del Club.

Es necesario comentar que para que tu
club participe en el Programa de Intercambio de Jóvenes 2008-2009, ES INDISPENSABLE LA ASISTENCIA al
seminario de al menos de 3 (tres) de los funcionarios de tu club mencionados
anteriormente. En caso contrario no podrá participar tu club en el Programa.

Solicito a ustedes confirmar su
asistencia a más tardar el día LUNES 6 DE AGOSTO vía mail o por fax,
indicando el nombre y cargo de los participantes
al Seminario y nombre del Club, con el fin de atenderlos de la forma debida. A
su llegada deberán entregar la CARTA DE
INTENCIÓN que se encuentra en las cuatro páginas siguientes, firmada por el
presidente(a) en funciones 2007/2008 y por Presidente(a) Electo(a) 2008-2009

Quedo a
sus órdenes para cualquier comentario o aclaración.

Rotariamente

YANA JIMÉNEZ DE ROJÍ

CARTA DE INTENCIÓN PARA
PARTICIPAR EN EL

PROGRAMA DE
INTERCAMBIO DE JÓVENES DEL DISTRITO 4190

PERIODO
2008/2009

El Club Rotario _____________________________ en reunión ordinaria
celebrada el día _____ del mes de __________________ del 2007, acordó
participar como Patrocinador y Anfitrión en el Programa 2008-2009 de Intercambio
de Jóvenes del Distrito 4190 de acuerdo a las siguientes:

BASES

1) EL CLUB ROTARIO, COMO PATROCINADOR/ANFITRIÓN, SE
COMPROMETE ANTE LA GUBERNATURA Y EL COMITÉ
DE INTERCAMBIO ESTUDIANTIL A:

1.1. Presentar a los jóvenes que se interesen en
participar en el Programa, previa Selección que incluye el entorno familiar,
aprovechamiento escolar, conocimientos generales y sobre Rotary, estado de
salud, capacidad de comunicación y adaptabilidad, buena conducta y edad.

1.2. Sufragar por su cuenta o de terceras personas los
gastos de transportación (aérea y terrestre) ida y vuelta al lugar que se le
asigne al joven solicitante.

1.3. Asegurarse que todos los jóvenes que salgan de
intercambio lleven una dotación de dinero para casos de emergencia por la
cantidad de $400.00 USD.,
misma que será depositada en el Club Anfitrión de inmediato a su llegada,
debiendo reponerse la(s) cantidad(es) que se haya(n) utilizado en casos de
emergencia por los padres biológicos de los jóvenes, de no
utilizarse, al término del Intercambio solicitará el joven al club Anfitrión le
SEA DEVUELTO EL 100% DE DICHO DINERO.

1.4. Gestionar de acuerdo con las Instrucciones y Requisitos que para tal fin proporcione el Comité
de Intercambio Estudiantil Rotario del Distrito 4190 A.C., Pasaportes, Visas,
Derechos y Seguros que le sean necesarios al joven de Intercambio, cubriendo el
importe de los mismos los padres biológicos en las oficinas correspondientes.

1.5. Cuidar que todos los Jóvenes de Intercambio lleven
la ropa adecuada para su correcta presentación, incluyendo el uniforme obligatorio
cuyas características se darán a conocer en su oportunidad por el Comité de
Intercambio Estudiantil Rotario del Distrito 4190 A.C.

1.6. Proporcionar a todos los Jóvenes de Intercambio
información debida sobre los países que van a visitar, advirtiéndoles de los usos
y costumbres que serán muy diferentes a los suyos, debiendo poner el
100% de su actitud positiva en la etapa de “Adaptabilidad”
hacia su nuevo entorno, familia y amistades, hacer hincapié en que “No esperen
que la nueva Familia se Adapte al
joven”.

La imagen de México, de su familia, del club
y distrito rotario que patrocina, está en manos de los Jóvenes de Intercambio, una
actitud Inconveniente de acuerdo a la Normatividad y Lineamientos del programa,
del club, Distrito Anfitrión y Leyes del País, serán causa de un regreso
anticipado inmediato.

El Club Patrocinador/Anfitrión conjuntamente
con el Coordinador de Zona del Programa, deberán hacer hincapié en las Juntas
de Información, sobre las normas de conducta que los jóvenes deberán observar,
teniendo en cuenta que el principal objetivo del Programa es PROPICIAR UNA
MEJOR COMUNICACIÓN Y COMPRENSIÓN ENTRE LOS PUEBLOS.

1.7. Integrar el Comité de Intercambio de
Jóvenes a nivel Club
requisito obligatorio, poniendo al frente del mismo a un(a) socio(a) que esté
debidamente capacitado(a) para desempeñar su función eficaz y eficientemente.


2) EL
CLUB ROTARIO ANFITRIÓN, SE COMPROMETE ANTE LA GUBERNATURA Y EL COMITÉ DE
INTERCAMBIO ESTUDIANTIL ROTARIO A:

2.1.
Capacitar a cada una de las familias
anfitrionas para que conozcan la Normatividad y Lineamientos del
Programa y comprendan cabalmente la importancia de su actitud como
verdaderos padres de familia, aceptando su responsabilidad con alegría,
dedicación y cariño. Independientemente de los EVENTOS DE CAPACITACIÓN OBLIGATORIOS
a los que les convoque el Comité de Intercambio Estudiantil Rotario.

2.2. Proporcionar, en “Hogares Previamente
Seleccionados y Calificados”, hospedaje y alimentación a los jóvenes
que reciba en Intercambio, en un número por lo menos igual al de los jóvenes
que haya enviado al extranjero en ese año o que hayan quedado pendientes de
colocar en años anteriores.

2.3. Recibir
en el aeropuerto que se haya convenido, al joven visitante así como despedirlo en la misma forma una
vez terminado su período de Intercambio.

2.4. Entregar a cada uno de los jóvenes visitantes una dotación
mensual equivalente a $ 75.00 USD. (Setenta y cinco dólares) para gastos de
bolsillo. Se solicita llevar registro de entrega Indispensable con firma de
recibido por parte del joven.

2.5. Los gastos de Inscripción a los eventos
obligatorios como son: Conferencia Distrital, Reunión de Bienvenida,
Reunión Vivamos Rotary, Desayuno con el Gobernador del Estado, Cumbre Tajín y Apoyo
para traslados terrestres a estos eventos serán cubiertos con los $600 USD (seiscientos
dólares) restante de las mesadas mismos que a través del tesorero del Club
Anfitrión/Patrocinador QUEDARÁN EN
CUSTODIA y será SUPERVISADO SU USO por el o la Coordinador(a) de Zona.

Conforme sean convocadas las inscripciones
de los Inbound a los eventos obligatorios, el Subcomité de Finanzas de
Intercambios y la Tesorería Distrital SUPERVISARÁ los depósitos a las cuentas
de los clubes Organizadores.

2.6. Inscribir
al joven de Intercambio a la escuela que le corresponda, teniendo buen cuidado
de escoger el plantel educativo más confiable en cuanto a capacidad docente,
moralidad y ambiente, como pudiera ser la escuela donde acuden nuestros
hijos. Es importante que los jóvenes no se desplacen de una ciudad a otra si la
distancia entre ellas es considerable, ya que ponemos en peligro su vida. Así
mismo vigilar el desenvolvimiento e Involucramiento del joven en las actividades
escolares.

Vigilar que los jóvenes Asistan a clases con la
regularidad requerida, recodemos que el programa es “Estudiantil” no de Vacaciones, el ausentismo autorizado solo es para lo descrito a continuación:

*
Viajes
Turístico/Cultural y Distritales organizados por el Comité

*
Enfermedad

*
Visita
de familiares biológicos [durante los últimos 3 (tres) meses de Intercambio]”

Estas Ausencias deberán ser “Informadas a
la escuela por escrito a través del encargado del Comité de Intercambios del
Club”.

Los jóvenes no están obligados a
presentar exámenes, sin embargo se recomienda
que hagan un esfuerzo y los presenten, ya que son retos alcanzables y
medibles en su aprovechamiento escolar y conocimiento del idioma.

Así mismo deberá el Consejero solicitar a
la escuela mensualmente, Reporte de Asistencias y en caso de presentar
exámenes comprobantes NO OFICIALES de Calificaciones.

2.7. Colaborar incondicionalmente con los miembros del Comité de
Intercambio Estudiantil Rotario del Distrito 4190 A.C. en todas las actividades
programadas por el mismo y por los clubes, para un mejor funcionamiento y
proyección de la Imagen de Rotary International, del Distrito, de los Clubes y
del programa.

2.8. Mantener informado Obligatoriamente al Comité de Intercambio Estudiantil
Rotario, del desempeño de los jóvenes extranjeros a través de reportes mensuales, mismos que deberán
ser enviados por el encargado del Comité de Intercambios del Club al
Coordinador Zonal y este a su vez los remitirá al Coordinador Distrital de los
Inbound.

2.9. Si el Club cuenta con Interact o Rotaract, es bueno y recomendable
invitarlo a integrarse al Club de acuerdo a la edad y vigilar
permanentemente las actividades del mismo.

2.10. El joven
deberá acudir a una sesión semanal cada mes a su Club Anfitrión (se
sugiere la reunión con cónyuges), e invitarlo a participar en las actividades
de Servicio a la Comunidad que realice el Club.

En dicha reunión deberá entregar su “Reporte de Actividades” y recibirá su
dinero de la Mesada correspondiente.

2.11. Apoyar
al joven de Intercambio para la presentación de la Conferencia de su
país, tanto en su club como en la escuela a la que acuda, agrupaciones o clubes
que sea invitado.

EL CLUB
ROTARIO____________________________________ EN SU CALIDAD DE CLUB PATROCINADOR
Y ANFITRIÓN SE COMPROMETE A CUMPLIR Y VIGILAR LO MANIFIESTO EN ESTA CARTA DE INTENCIÓN PARA PARTICIPAR EN EL PROGRAMA DE
INTERCAMBIO DE JÓVENES DEL DISTRITO 4190 PERIODO 2008/2009.

PRESIDENTE(A) 2007-2008 PRESIDENTE(A)
ELECTO(A) 2008-2009

___________________________________ _____________________________________

Nombre Nombre

___________________________________ ____________________________________

Firma Firma

e-mail:______________________________ e-mail:_______________________________

Teléfono: ___________________________ Teléfono: ____________________________